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El Servicio de Rentas Internas emitió una resolución en la cual, se obliga a personas naturales y jurídicas (empresas) a emitir facturas electrónicas desde el mes de noviembre de 2022.

Desde el 29 de noviembre, las facturas impresas podrán ser usadas únicamente de manera excepcional ante casos de fuerza mayor o caso fortuito. Esta medida nos obliga a familiarizarnos con el uso de herramientas electrónicas para la emisión, presentación y anulación de estos comprobantes electrónicos.

En cumplimiento con esta disposición, Saludsa. realizará el pago de honorarios, por las prestaciones médicas de nuestros usuarios, únicamente si se presentan facturas electrónicas. Para esto, te dejamos algunos tips para que, por un lado, sepas que puedas identificar los requisitos que deben cumplir las facturas electrónicas que deberás presentar, y, por otro lado, información general sobre como emitir tus facturas electrónicas.

A continuación, podrás encontrar:

• ¿Qué es la facturación electrónica?
• Requisitos de una factura electrónica para el reembolso.
• ¿Cómo obtener facturas electrónicas? 
  
  

¿Qué es la factura electrónica?

Es una forma de emisión de comprobantes de venta de bienes y servicios, que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para su autorización por parte del SRI, garantizando la información que se detalla en este documento, y que incluye en cada comprobante la firma electrónica de su emisor.

Para que puedan ser emitidas estas facturas, se debe contar con una firma electrónica. Esta, no es una firma escaneada o la firma grafológica realizada con algún dispositivo electrónico, es un archivo digital que contiene campos que permiten vincular y determinar la identidad del firmante.

Al igual que una factura impresa, la factura electrónica debe contener información acerca del emisor, como de quién recibe la factura.

Adicionalmente, existen algunos campos que se incluyen en el comprobante electrónico, y que es importante tomarlos en cuenta para verificar la validez del documento.

Requisitos que debe tener una factura electrónica para realizar trámites de reembolso en Saludsa

Toda factura electrónica debe contener la siguiente información para que sea válida:

• Nombre comercial y Razón Social del Emisor.
• Número de RUC del emisor.
• Número de la factura.
• Número de autorización del SRI.
• Fecha y hora de autorización.
• Fecha de emisión de la factura.

La información de la persona a quien se emite el documento es la siguiente:

• Nombre del titular del contrato o beneficiario de la atención médica.
• Número de Cédula.
• Número de teléfono.

Para efectos del reembolso, es importante que se detalle claramente la siguiente información:

• Cantidad del servicio recibido, o de los bienes entregados.
• Descripción del gasto, con el diagnóstico médico.
• El valor unitario y el valor total por los servicios o bienes entregados.
• El valor del IVA.
• El valor total de la factura, incluyendo los impuestos que tuvieren lugar.

Pero existen dos elementos en la factura electrónica que deben constar para que esta sea válida y pueda ser accesible para su verificación. Por un lado, en la parte donde consta el número de la factura se encontrará la palabra “AMBIENTE”. A continuación, debe estar la palabra “PRODUCCIÓN”. Esto nos indicará que la factura emitida es parte del talonario electrónico de facturas emitidas.

Sí en “AMBIENTE” consta la palabra “PRUEBA”, el documento no será válido.

A su vez, deberá constar la clave de acceso a la factura. Esta clave consta de 49 números, y esta permite verificar en el portal del SRI su validez.

En el caso de los comprobantes electrónicos, mismos que son emitidos como un documento previo a la factura, debe contener la siguiente información:

• Nombre comercial o Razón social del emisor, con su correspondiente número de RUC.
• El número del comprobante.
• La clave de acceso al documento.
• En “Ambiente” debe constar la palabra “Producción”.
• Fecha de emisión de la factura.
• Nombres, apellidos y cédula del titular del contrato.
• Cantidad y descripción del gasto con diagnóstico médico.
• El valor subtotal, el valor del IVA y el valor total del comprobante.
• Información de acceso a la factura electrónica, tal como página web, usuario y contraseña para la descarga del documento. Recuerda que la factura electrónica tiene 90 días de validez.

Cuando se emiten comprobantes electrónicos, es importante descargar la factura, ya que este último tiene validez tributaria.

No olvides que para presentar la solicitud de reembolso de tus gastos médicos, debes adjuntar más documentos aparte de la factura, entre ellos están:

• Consulta médica
• Receta de medicamentos
• Orden de exámenes con diagnóstico
• Orden de procedimientos ambulatorios con su respectivo informe o resultados, en caso de emergencias (hoja de emergencias 008)
• Y si hay procedimientos hospitalarios programados, la historia clínica hospitalaria.
  
  

¿Y si el médico no sabe cómo obtener facturas electrónicas?

No te preocupes, aquí te contamos cómo puede hacer para obtener un talonario electrónico de facturas.

Primero, debe estar registrado en la página https://srienlinea.sri.gob.ec/sri-en-linea/inicio/NAT.

Una vez registrado, podrá acceder a diferentes opciones como: la declaración de impuestos en línea, pagos de obligaciones tributarias, certificados, y por supuesto, el proceso de solicitud de autorización de facturas electrónicas.

En el menú de la izquierda, podrá encontrar la opción “facturación electrónica”, misma que se visualiza así:

Para poder emitir facturas electrónicas, primero debe hacer click en “Pruebas”.

En esta modalidad, el SRI le autorizará emitir facturas electrónicas de prueba, que le servirán para practicar el proceso de emisión de estos comprobantes.

Una vez que cuente con la autorización de los comprobantes en ambiente de prueba, podrá solicitar la autorización en “producción”.

Esta fase le permitirá emitir comprobantes con validez tributaria y que podrán ser presentados en una solicitud de reembolso.

Una vez que cuente con las autorizaciones para las fases de “prueba” y “producción”, podrás contactarte con cualquier proveedor de facturas electrónicas para que puedas hacer uso del sistema que le permitirá emitir estos documentos. Recuerda que, para emitir estas facturas, necesitas de una firma electrónica.

Algunos proveedores brindan ambos servicios.

A través de una búsqueda en internet, podrás encontrar el proveedor que se ajuste a tus necesidades.

Para más información sobre reembolsos por gastos médicos, y ejemplos de facturación electrónica, puedes dirigirte a nuestro Centro de Ayuda o a la página web del Servicio de Rentas Internas.